Odoo Sign - Odoo 15 Enterprise Book

Sign

El módulo de signo disponible en la plataforma Odoo ERP está diseñado exclusivamente para enviar, firmar y aprobar documentos digitalmente.La interfaz intuitiva del módulo con los campos de arrastrar y soltar lo ayuda a cargar su PDF de manera fácil y efectiva.

El módulo actúa como una herramienta poderosa para que los documentos se registren más rápido sin usar papel y lápiz.Firmarse lo antes posible dará como resultado una mejor productividad y reducirá las complejidades de firma de documentos.

El módulo de signo de Odoo le ofrece un sistema avanzado para enviar, firmar y aprobar documentos preparando contactos con la ayuda de los bloques predeterminados que pueden arrastrar y soltar fácilmente.Además, enviará fácilmente las solicitudes de firma y ayudará a rastrear el estado de cada documento enviado

El módulo de signo en Odoo es más seguro.Todas las comunicaciones en los documentos están encriptadas para garantizar que las personas responsables solo puedan obtener el contenido y el documento.Además, el sistema garantiza la integridad del documento.Todos los documentos autorizados están bajo control, y cualquier acción en el documento, como lectura, signo, etc., se encriptarán para mejorar la seguridad.

Además, el sistema ayuda a hacer informes como informes de auditoría a todas las partes en cualquier momento o momento.Todos los documentos firmados a través del módulo de signo Odoo serán firmas electrónicas válidas bajo la Regulación de la UE 910/2014 (EIDAS), la Ley de ESign.También respalda la necesidad de firmas electrónicas para casi todos los países.

Al implementar este módulo, puede olvidar los costos ocultos e inesperados, como impresión, copia, fax, escaneo, trituración y publicación.Puede acceder a todo en línea desde cualquier lugar en cualquier momento.Ya nunca puede esperar la falta de documentos importantes.

Además, podrá ahorrar más y más tiempo sin necesidad de esperar horas, días o incluso semanas para firmar todas las partes.Con el módulo de signo Odoo, puede realizarlo con algunos clics simples.Del mismo modo, le ayudará a reducir los errores y los riesgos asociados con la firma de documentos.

Enumeremos algunas de las características importantes del módulo de signo Odoo:

• The editable fields of the document can be customized with the assistance of the drag and drop facilities.
• The repetitive signature can be automated with the help of templates for saving more time and effort to keep productive.
• The Odoo Sign module supports multiple signatures. It will be very useful for making a document to be signed public and giving everyone a chance to sign their own copy without needing to follow or do more actions on them.
• The Odoo Sign module allows you to automatically send your signed document to a third party chosen as a follower.
• The auto-archiving feature of the module will help you to keep every document archived on your private server.
• The Odoo Sign module has the ability to automatically send a final document to the respective inboxes if a document is successfully completed.
• The status notifications and alerts will be received within seconds as your documents are signed.
• The well-structured system will enable you a complete view of the templates, signatures in different states such as in progress, signed, and other aspects.
• The module will be supported in any device such as ios and android.
• The module allows the client to draw his signature straight on the screen.
• The drag and drop feature allows you to add dynamic content fields in the correct place where you want them to present.
• The system supports signatures in different forms such as handwritten fonts, drawing with your mouse, finger or even possible for loading a scan of your signature.
• You can specify the required actions for validating a document because the system supports full signature, initials, text, name, email, phone, and company.
• The end to end encrypted feature ensures the safety of the module

Para obtener acceso al módulo de signo Odoo, lo que desea hacer primero es instalar el módulo de las aplicaciones Odoo.Luego puede hacer clic en el icono MEU del módulo de signo para abrir el módulo.

La ventana del tablero de inicio del módulo representará las plantillas donde puede ver la vista previa de las plantillas que ya se crean en la plataforma.La captura de pantalla de la ventana del tablero se representa a continuación.

La captura de pantalla anterior es la vista Kanban de las plantillas o la ventana del tablero del módulo. También puede acceder a este módulo en la vista de la lista seleccionando el icono del menú de vista de lista. Como puede ver en la captura de pantalla, la parte correcta de la ventana retratará todas las plantillas que creó en la plataforma. Cada una de las plantillas se organizará en una estructura separada similar a una tarjeta, y es una forma de representación más adecuada para comprender los datos fácilmente. Incluye una breve descripción de la plantilla respectiva, como el nombre del PDF, la fecha, las etiquetas definidas, el envío, firmar ahora y compartir el botón. Además, los íconos para ver el número de documentos en progreso para esta plantilla, el número de documentos firmados para esta plantilla y la fotografía de la persona responsable están disponibles en la parte inferior derecha de cada registro de plantilla. Además, el menú desplegable Se dispara en cada registro incluirá varias opciones útiles. Para acceder al menú desplegable, puede hacer clic en los tres puntos disponibles en la parte superior derecha de cada registro, que se resalta en la imagen a continuación.

El menú desplegable incluye las opciones, como plantillas de modificar, documentos firmados, archivo, uso de diseño y eliminar.Además, los diferentes colores dados en la ventana desplegable se pueden usar para marcar su plantilla con un color distintivo para identificar la plantilla rápidamente.

La parte izquierda de la ventana está diseñada para clasificar y ordenar los detalles en la ventana de plantillas en función de las etiquetas definidas.Esta opción es muy útil, especialmente si tiene tantos datos para administrar.

Las diversas funcionalidades de cadena predeterminadas y personalizables se llenan debajo de los filtros, grupos por, favoritos y pestañas de búsqueda que también se pueden ver y seleccionar desde la parte superior de la ventana.Los filtros predeterminados agregados en la pestaña Filtros son mis plantillas y mis favoritos.

Ahora podemos echar un vistazo a la vista de lista de la ventana.Para eso, podemos hacer clic en el icono del menú de vista de lista al que se puede acceder desde la esquina superior derecha de la ventana.

Cuando miramos el lado superior derecho de la ventana, puede ver la carga de un PDF para firmar y cargar un botón de plantilla PDF junto con el botón Exportar todo.

La carga de un PDF para firmar el botón se puede usar para cargar un PDF de su sistema para firmarlos.Entonces, si desea firmar un documento, puede hacer clic en este botón y seleccionar el documento PDF de su sistema para el proceso de firma.Odoo también permite actualizar una plantilla PDF haciendo clic en la opción Subir una plantilla PDF.Después de hacer clic en él, puede seleccionar el PDF requerido del sistema.Ahora el PDF se cargará en el sistema Odoo, y recibirá la vista previa del PDF recién cargado como se muestra en la imagen a continuación.

Puede hacer clic en la vista previa para ver el PDF en detalle en el sistema Odoo.

La imagen de arriba representa la vista detallada del PDF.Aquí puede ver varias opciones.Cuando mira el lado izquierdo de la ventana, verá varios campos, como se resalta en la imagen a continuación.

Los diferentes campos incluidos son firma, iniciales, nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, texto, texto multilínea, casilla de verificación, selección y fecha.Puede arrastrar todos estos campos y dejarlos caer en su PDF para incluir los detalles en los campos correspondientes.Por ejemplo, si desea agregar una firma al PDF, puede arrastrar el campo de firma desde la izquierda hasta el PDF y soltarlos en el espacio especificado.Puede seleccionar los campos aplicados del PDF para completar los detalles y la validación.Es decir, si desea usar el campo de firma en el PDF, puede hacer clic en el campo.Luego representará una ventana emergente como se muestra a continuación.

Ahora puede hacer clic en el campo para definir a la persona cuya firma debe tener en el lugar especificado.La ventana emergente representará la lista de personas como el cliente, la empresa, el empleado, los recursos humanos y el responsable.De esta lista, puede seleccionar personas adecuadas.Si el campo agregado es obligatorio para ser llenado por la persona designada, puede marcarlo en el menú desplegable.Para validar los detalles, puede hacer clic en el botón Validar.

Además, puede agregar algunas etiquetas en el campo de etiqueta para reconocer fácilmente la plantilla de documento.

Primero, puede agregar el campo Nombre al documento arrastrando el campo Nombre.

El campo de nombre (todos los demás campos) se puede cambiar el tamaño haciendo clic en el icono +y también se puede mover a cualquier lugar.Del mismo modo, puede ver un RAW para mencionar quién es la persona necesaria para firmar el documento.Es decir, esta persona asignada será responsable de completar el campo.Puede configurar personas más responsables, y el menú Roles lo ayudará a configurarlo.Se puede acceder al menú Roles desde la pestaña Configuración, y podemos discutir el menú en detalle más adelante.Simplemente puede hacer clic en ellos para ver la ventana emergente como se muestra en la imagen a continuación.

Incluso puede mencionar si es un campo obligatorio o no.Y luego validarlo haciendo clic en el botón Validar.Luego podrá agregar el campo de firma al documento utilizando el mismo método de arrastrar y soltar.Además, puede usar la fecha y otros campos requeridos en sus documentos.Después de proporcionar todos los detalles necesarios para llenar los campos relevantes en el documento, puede hacer clic en el botón Guardar para guardarlo.Ahora la plantilla PDF se llevará a cabo en su sistema.

Cuando mira el lado superior derecho de la ventana, representará los botones Enviar, firmar ahora y compartir.El botón Enviar le permite enviar el documento a la persona asociada.El botón de letrero ahora se puede usar para firmar el documento.Si desea compartir el documento, haga clic en el botón Compartir.

Cuando haga clic en el botón Enviar, se representará una nueva ventana emergente como se muestra en la captura de pantalla dada.

En esta ventana emergente abierta, puede mencionar el nombre de las personas respectivas a quienes se enviará el documento en el campo Nombre.El tema del correo electrónico y el nombre del archivo se asignará automáticamente en el campo Sujeto y Nombre.También se puede modificar si es necesario.La pestaña de solicitud de firma le permite incluir un mensaje que se puede enviar a los firmantes del documento especificado.además, elCCSigned Document tab enables you to mention the email or contact name of the person if you want to add cc for the signed document and can include the message to be sent to the followers of the signed document. If you have anything to attach with this, you can attach it by clicking on the ATTACH A FILE button available. After providing the details, you can click on the SEND button. Now you will depict the document where the system will notify that the document was waiting for getting signed and the details of the send party are also depicted.

La opción Reenviar disponible en la parte superior derecha lo ayuda a reenviar la invitación.

Cuando llegamos en el botón Caso del signo ahora, también representará una ventana emergente de solicitud de firma donde el cliente, el sujeto y el nombre del archivo se asignarán automáticamente.Puede mencionar el correo electrónico o los datos de contacto de los seguidores del documento firmado en elCC Signed Document to field. It is also possible to include the message to be sent to followers of the signed document in the given box.

Luego puede hacer clic en el botón de firmar ahora.Está listo para firmar el documento.

Aquí, puede hacer clic en el botón Haga clic para iniciar para llenar cada campo requerido.Odoo señala a cada campo y muestra el siguiente sin perderse ningún campo.

En el modelo exacto, se lo llevará desde el principio hasta el final del documento.Después de llenar la primera columna, ingresará en el siguiente área de llenado.En el campo de la firma, el sistema representará una ventana emergente para marcarlo.La imagen de la ventana emergente se da a continuación.

Esta ventana está diseñada para adoptar su firma.Primero, puede completar el nombre completo en el campo Nombre completo.Entonces tienes la opción de firmar.Odoo le ofrece varias opciones de firma para que pueda definir su firma de diferentes maneras.Aquí está la opción de dibujo.Al seleccionar esta opción, el cliente puede firmar el documento con un bolígrafo digital, puntero del mouse u otro.

Luego hay una opción automática.Aquí, el cliente puede acceder a varios estilos de firma, y el sistema les permite elegir su estilo requerido.

La opción de carga permite al cliente cargar su firma desde su sistema.

Además, el sistema representará un mensaje de declaración que puede ver en la captura de pantalla anterior.Después de seleccionar la forma preferida, el cliente puede presionar el botón Adopt y firmar.Al hacer clic en este botón, la persona acepta que la firma confirmada será una representación electrónica legalmente vinculante de su firma.Una vez que haya llenado todos los campos en el documento, puede hacer clic en el botón Validar y enviar el botón de documento completado desde la parte inferior del documento.

Luego recibirá una ventana emergente que explica que la firma se guarda, y el cliente recibirá una copia del documento firmado por correo electrónico.Si se deben firmar algún otro documento, también se mencionará en la ventana emergente, y puede acceder al botón para firmar el siguiente documento y también un botón Vista de documento.

Cuando haga clic en el botón Ver documento, podrá ver el documento.

El documento de descarga y los botones de certificado también están disponibles en la parte superior izquierda de la ventana.El documento firmado se puede descargar haciendo clic en el botón Documento de descarga.

Echemos un vistazo a la pestaña Documentos disponibles en el módulo